Urząd Miejski: Regulamin Organizacyjny Urzędu
Zarządzenie nr 46/2015 Burmistrza Ujścia
z dnia 17 czerwca 2015 r.
w sprawie Regulaminu Organizacyjnego
Urzędu Miejskiego w Ujściu
Na podstawie art. 33 ust.2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2013 r., poz. 594, ze zmianami ) nadaję :
Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Ujściu
Rozdział I.
POSTANOWIENIA OGÓLNE
§ 1. Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Ujściu, zwany dalej Regulaminem określa :
1) zakres działania i zadania Urzędu Miejskiego w Ujściu, zwanego dalej Urzędem,
2) organizację Urzędu,
3) zasady funkcjonowania Urzędu,
4) zakres działania kierownictwa Urzędu i poszczególnych referatów oraz stanowisk pracy w Urzędzie.
§ 2. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o :
1) Gminie – należy przez to rozumieć Gminę i Miasto Ujście
2) Radzie – należy przez to rozumieć odpowiednio Radę Miejską w Ujściu,
3) Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Ujściu
4) Burmistrzu, Zastępcy Burmistrza, Sekretarzu, Skarbniku, Kierowniku Urzędu Stanu Cywilnego – należy przez to rozumieć odpowiednio : Burmistrz Gminy i Miasta Ujście, Zastępcę Burmistrza Gminy i Miasta Ujście, Sekretarza Gminy i Miasta Ujście, Skarbnika Gminy i Miasta Ujście oraz Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Ujściu
§3. 1. Urząd jest jednostką budżetową Gminy i Miasta Ujście
2. Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników.
3. Siedzibą Urzędu jest miasto Ujście.
§ 4.1. Czas pracy pracowników samorządowych nie może przekroczyć 40 godzin na tydzień i ośmiu godzin na dobę.
2. Tygodniowy rozkład czasu pracy określa Regulamin Pracy Urzędu Miejskiego w Ujściu.
Rozdział II.
ZAKRES DZIAŁANIA I ZADANIA URZĘDU
§ 5. 1. Urząd stanowi aparat pomocniczy Burmistrza, Rady i jej komisji .
2. Do zakresu działania Urzędu należy zapewnienie warunków należytego wykonywania spoczywających na Gminie, w szczególności :
1) zadań własnych,
2) zadań zleconych,
3) zadań wykonywanych na podstawie porozumienia z organami administracji rządowej,
4) zadań publicznych powierzonych gminie w drodze porozumienia międzygminnego,
5) zadań publicznych powierzonych gminie w drodze porozumienia komunalnego zawartego z powiatem, które nie zostały powierzone gminnym jednostkom organizacyjnym, związkom komunalnym lub przekazane innym podmiotom na podstawie umów.
§ 6. 1. Do zadań Urzędu należy zapewnienie pomocy organom Gminy w wykonywaniu ich zadań i kompetencji.
2. W szczególności do zadań Urzędu należy :
1) przygotowywanie materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał, wydawania decyzji, postanowień i innych aktów z zakresu administracji publicznej oraz podejmowania innych czynności prawnych przez organy Gminy.
2) wykonywanie – na podstawie udzielonych upoważnień – czynności faktycznych wchodzących w zakres zadań gminy,
3) zapewnienie organom Gminy możliwości przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków,
4) przygotowywanie, uchwalenie i wykonywania budżetu Gminy, oraz innych aktów organów Gminy,
5) realizacja innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz uchwał organów Gminy,
6) zapewnienie warunków organizacyjnych do odbywania sesji Rady, posiedzeń jej komisji oraz innych organów funkcjonujących w strukturze Gminy ,
7) prowadzenie zbioru przepisów aktów prawa miejscowego dostępnego do powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu,
8) wykonywanie prac kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, a w szczególności :
a) przyjmowanie, rozdział, przekazywanie i wysyłanie korespondencji,
b) prowadzenie wewnętrznego obiegu akt,
c) przechowywania akt,
d) przekazywanie akt do archiwów,
9) realizacja obowiązków i uprawnień służących Urzędowi jako pracodawcy - zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa pracy.
Rozdział III
ORGANIZACJA URZĘDU
§ 7 1. Kierownikiem Urzędu jest Burmistrz.
2. Kierownik Urzędu wykonuje uprawnienia zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu .
3. W skład Urzędu wchodzą następujące stanowiska pracy i referaty :
1) Burmistrz (B)
2) Zastępca Burmistrza (ZB)
3) Sekretarz (S)
4) Referat Księgowości (FN)
5) Radca Prawny (RP)
6) stanowisko ds. organizacyjnych ,kadr, promocji oraz współpracy z organizacjami pożytku publicznego (OR)
7) stanowisko ds.. obsługi Rady Miejskiej, organów pomocniczych i ochrony zabytków(RM)
8) stanowisko ds. inwestycji (BI)
9) stanowisko ds. gospodarki przestrzennej (GP)
10) stanowisko ds. ogólno- rolnych ,utrzymania dróg i ulic, energetyki i łączności,(DR)
11) stanowisko ds. gospodarowania mieniem gminnym,(GG)
12) stanowisko ds. ochrony środowiska, gospodarki odpadami oraz gospodarki leśnej,(OŚ)
13) stanowisko ds. działalności gospodarczej , dodatków mieszkaniowych i ochrony zdrowia (DG)
14) Referat USC i Spraw Obywatelskich (USC, SO)
15) Strażnik Miejski (SM)
16 ) Informatyk (IN)
17) stanowisko ds. obsługi klienta i zamówień publicznych (ZP)
18) stanowisko ds. pozyskiwania środków unijnych (FE)
19) Pełnomocnik ds. informacji niejawnych
20) Administrator Bezpieczeństwa Informacji (ABI)
21) Asystent Burmistrza (A)
22) pracownicy gospodarczy
2. Na czele Referatu Księgowości stoi Skarbnik , a na czele Referatu USC i Spraw Obywatelskich – kierownik USC
§ 8. Referaty dzielą się na stanowiska pracy.
§ 9. Strukturę organizacyjną Urzędu określa schemat organizacyjny stanowiący załącznik nr 1 do Regulaminu.
§ 10.1. Referaty i samodzielne stanowiska pracy przy załatwianiu spraw oznaczają pisma i decyzje właściwymi sygnaturami.
2. Zasady podpisywania pism określa załącznik Nr 2 do zarządzenia.
3. Pracownicy prowadzący sprawy w trybie Kodeksu Postępowania Administracyjnego lub Ordynacji podatkowej, zakładają metryki spraw, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
§ 11.1. Kierownik USC pełni jednocześnie funkcję pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych.
2. Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych podlega bezpośrednio Burmistrzowi.
3. Zastępca Kierownika USC pełni jednocześnie funkcje Administratora Bezpieczeństwa Informacji.
4. Administrator Bezpieczeństwa Informacji podlega bezpośrednio Burmistrzowi.
§ 12. Burmistrz może powoływać , według potrzeb, pełnomocników do innych spraw, a w szczególności :
pełnomocnika ds. wyborów,
pełnomocnika ds. przeciwdziałania alkoholizmowi i innym uzależnieniom.
Rozdział IV
ZASADY FUNKCJONOWANIA URZĘDU
§ 13 Urząd działa według następujących zasad :
1) praworządności,
2) służebności wobec społeczności lokalnej,
3) racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym,
4) jednoosobowego kierownictwa,
5) planowania pracy,
6) kontroli wewnętrznej,
7) podziału zadań pomiędzy kierownictwo Urzędu , poszczególne Referaty i stanowiska pracy oraz wzajemnego współdziałania.
§ 14. Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Urzędu działają na podstawie i w granicach prawa i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.
§ 15. Pracownicy Urzędu w wykonywaniu zadań Urzędu i swoich obowiązków są obowiązani służyć Gminie i Państwu.
§ 16. 1. Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny, z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym.
2. Zakupy i inwestycje dokonywane są po wyborze najkorzystniejszej oferty, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
§ 17. 1. Jednoosobowe kierownictwo polega na jednolitości poleceniodawstwa i służbowego podporządkowania, podziału czynności na poszczególnych pracowników oraz ich indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.
2. Urzędem kieruje Burmistrz przy pomocy Zastępcy Burmistrza, Sekretarza i Skarbnika, którzy ponoszą odpowiedzialność przed Burmistrzem za realizację swoich zadań.
3. Kierownicy poszczególnych Referatów kierują i zarządzają nimi w sposób zapewniający optymalną realizację zadań Referatów i ponoszą za to odpowiedzialność przed Burmistrzem.
4. Kierownicy poszczególnych Referatów Urzędu są bezpośrednimi przełożonymi podległych im pracowników i sprawują nad nimi nadzór.
§ 18. W Urzędzie działa kontrola wewnętrzna, której celem jest zapewnienie prawidłowości wykonywania zadań Urzędu przez poszczególne Referaty i wykonywania obowiązków przez poszczególnych pracowników Urzędu.
§ 19. 1. Referaty i stanowiska pracy realizują zadania wynikające z przepisów prawa i Regulaminu w zakresie ich właściwości rzeczowej.
2. Referaty i poszczególne stanowiska pracy są zobowiązane do współdziałania , w szczególności w zakresie wymiany informacji i wzajemnych konsultacji.
Rozdział V
ZAKRESY ZADAŃ BURMISTRZA, ZASTĘPCY BURMISTRZA, SEKRETARZA GMINY I SKARBNIKA GMINY.
§ 20. 1.Zakres zadań Burmistrza określają ustawy.
2. Do zakresu zadań Burmistrza należy w szczególności :
1) reprezentowanie Gminy i Urzędu na zewnątrz,
2) prowadzenie bieżących spraw Gminy,
3) podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i wyznaczanie innych osób do podejmowania tych czynności,
4) wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
5) zapewnienie przestrzegania prawa przez wszystkie komórki organizacyjne Urzędu oraz jego pracowników,
6) okresowe zwoływanie narad z udziałem kierowników poszczególnych jednostek organizacyjnych w celu uzgadniania ich współdziałania i realizacji zadań,
7) koordynowanie działalności komórek organizacyjnych Urzędu oraz organizowanie ich współpracy,
8) rozstrzyganie sporów pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w szczególności dotyczącymi podziału zadań,
9) udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych, o ile Statut Gminy nie stanowi inaczej,
10) czuwanie nad tokiem i terminowością wykonywania zadań Urzędu,
11) przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawcy,
12) wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach z zakresu administracji publicznej oraz upoważnienie do ich wydawania pracowników Urzędu,
13) przyjmowanie oświadczeń o stanie majątkowym zgodnie z przepisami ustawy o samorządzie gminnym,
14) ogólny nadzór nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników Urzędu czynności kancelaryjnych,
15) wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Burmistrza przez przepisy prawa i Regulamin oraz uchwały Rady ,
16) koordynowanie kontroli zarządczej.
§ 21. 1. Zastępca Burmistrza podejmuje czynności kierownika Urzędu pod nieobecność Burmistrza lub wynikającej z innych przyczyn niemożności pełnienia obowiązków przez Burmistrza.
2. Zastępca Burmistrza wykonuje inne zadania na polecenie lub z upoważnienia Burmistrza.
§ 22. Do zadań Sekretarza należy zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu, a w szczególności :
1) opracowywanie projektów Statutu Gminy, Regulaminu Organizacyjnego Urzędu oraz projektów zmian tych aktów w miarę potrzeb,
2) opracowywanie projektów podziału Referatów na stanowiska pracy,
3) opracowywanie zakresów czynności i odpowiedzialności na stanowiskach pracy,
4) nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie , dyscypliną pracy oraz prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem kadr,
5) przedkładanie Burmistrzowi propozycji dotyczących usprawnienia pracy Urzędu,
6) okresowe oceny pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach pracy,
7) nadzór nad przygotowywaniem projektów uchwał Rady oraz innych materiałów na sesje Rady Miejskiej,
8) sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt,
9) nadzorowanie poprawności prowadzenia spraw i wydawania decyzji zgodnie z Kodeksem Postępowania Administracyjnego,
10) koordynacja i nadzór nad pracami remontowymi w Urzędzie i zakupem środków trwałych,
11) koordynacja i organizacja spraw związanych z wyborami i spisami,
12) przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawcy,
13) nadzorowanie zadań wspólnych wyznaczonych pracownikom w dalszej części Regulaminu, a dotyczących :
a) wnikliwego, terminowego, zgodnego z prawem rozpatrywania spraw z zakresu administracji, skarg i wniosków obywateli,
b) współdziałania z komisjami Rady Miejskiej,
c) realizacji zadań wynikających z uchwał Rady Miejskiej,
d) wykonywanie kontroli wewnętrznej w Urzędzie,
14) organizowanie i nadzorowanie w porozumieniu z Burmistrzem naboru na wolne urzędnicze stanowisko pracy,
15) monitorowanie kontroli zarządczej,
16) ocena ryzyka realizacji zadań,
17) wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Burmistrza.
§ 23. Do zadań Skarbnika należy :
1) wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości,
2) kierowanie pracą Referatu Księgowości,
3) opracowywanie projektu budżetu oraz gospodarki pozabudżetowej i przedkładaniego douchwalenia przez Radę Miejską oraz przygotowywania projektów uchwał w sprawach uchwalenia budżetu i jego zmian,
4) przekazywanie pracownikom oraz kierownikom podległych jednostek wytycznych do opracowania niezbędnych informacji związanych z projektem planu budżetowego,
5) nadzorowanie i kontrola realizacji budżetu gminy:
a) realizacja zadań w zakresie dochodów i wydatków budżetowych oraz podejmowanie działań zmierzających do prawidłowej realizacji budżetu,
b) dokonywanie okresowych ocen wykonania dochodów i wydatków budżetowych,
c) dokonywanie bieżącej analizy budżetu i informowanie Burmistrza o jej wynikach,
d) współdziałanie przy opracowywaniu zbiorczych sprawozdań finansowych z wykonania budżetu,
6) kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych i udzielanie upoważnień innym osobom do dokonywania kontrasygnaty,
7) współdziałanie w sporządzaniu sprawozdawczości budżetowej,
8) sprawowanie kontroli i nadzoru nad gospodarką finansową gminnych jednostek organizacyjnych i jednostek pomocniczych gminy,
9) prowadzenie nadzoru i kontroli w sprawach finansowych i w tym celu przygotowywanie i organizowanie obiegu dokumentów finansowych,
10) przygotowywanie materiałów niezbędnych do podjęcia uchwały w sprawie absolutorium dla Burmistrza,
11) opracowywanie prognoz finansowych dla gminy w kontekście uchwalonych programów gospodarczych,
12) sprawowanie pieczy nad ewidencją majątku gminy,
13) monitorowanie kontroli zarządczej,
14) ocena ryzyka realizacji zadań,
15) wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń lub upoważnień Burmistrza.
Rozdział VI
PODZIAŁ ZADAŃ POMIĘDZY REFERATAMI I STANOWISKAMI PRACY
§ 24. 1. Do wspólnych zadań należy przygotowanie materiałów oraz podejmowanie czynności organizatorskich na potrzeby organów gminy, a w szczególności :
1) prowadzenie postępowania administracyjnego , postępowania podatkowego i przygotowywanie materiałów oraz projektów decyzji administracyjnych, a także wykonywanie zadań wynikających z przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji,
2) pomoc Radzie , właściwym rzeczowo komisjom Rady, Burmistrzowi i jednostkom pomocniczym Gminy w wykonywaniu ich zadań,
3) współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do przygotowania projektu budżetu Gminy,
4) przygotowywanie sprawozdań, ocen, analiz i bieżących informacji o realizacji zadań,
5) współdziałanie ze stanowiskiem ds. organizacyjnych , kadr, promocji oraz współpracy z organizacjami pożytku publicznego w zakresie szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników,
6) przechowywanie akt,
7) stosowanie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt,
8) stosowanie zasad dotyczących wewnętrznego obiegu akt,
9) usprawnianie własnej organizacji , metod i form pracy,
10) wykonywanie zadań z zakresu obronności wynikających z ustawy o powszechnym obowiązku obrony, ustawy o zarządzaniu kryzysowym oraz innych przepisów,
11) oceny ryzyka realizacji zadań na stanowisku pracy,
12) usprawnianie własnej organizacji, metod i form pracy,
13) realizacja zadań wynikających z ustawy o dostępie do informacji publicznej,
14) wykonywanie zadań wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych zgodnie z zasadami określonymi w obowiązującej Instrukcji w tej sprawie oraz z ustawy o ochronie danych osobowych,
15) wykonywanie zadań przekazanych do realizacji przez Burmistrza,
2. Kierownicy referatów opracowują zakresy czynności dla podległych pracowników i dokonują okresowej oceny kwalifikacyjnej pracowników samorządowych w oparciu o obowiązujące przepisy prawa.
§ 25. Do zadań Referatu Księgowości należy w szczególności :
1) przygotowanie materiałów niezbędnych do uchwalenia budżetu Gminy oraz podjęcia uchwały w sprawie absolutorium dla Burmistrza,
2) udzielanie pomocy Burmistrzowi w wykonywaniu budżetu gminy,
3) zapewnienie obsługi finansowo – księgowej i kasowej Urzędu,
4) uruchamianie środków finansowych dla poszczególnych dysponentów budżetu Gminy,
5) przygotowanie materiałów niezbędnych do wykonania obowiązków z zakresu sprawozdawczości,
6) sprawowanie kontroli i nadzoru nad gospodarką finansową gminnych jednostek organizacyjnych,
7) prowadzenie ewidencji mienia komunalnego,
8) prowadzenie ksiąg rachunkowych,
9) rozliczanie inwentaryzacji,
10) dokonywanie wyceny aktywów oraz pasywów i ustalanie wyniku finansowego,
11) przygotowywanie sprawozdań finansowych,
12) dokonywanie umorzeń środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
13) analiza kosztów funkcjonowania Urzędu oraz dbanie o terminowe uiszczanie opłat z tym związanych,
14) prowadzenie gospodarki formularzami i drukami,
15) prowadzenie ksiąg inwentarzowych,
16) zapewnienie warunków do prowadzenia działalności socjalnej Urzędu jako pracodawcy,
17) kompletowanie wniosków emerytalno – rentowych,
18) naliczanie wynagrodzeń za pracę oraz sporządzanie list płac,
19) prowadzenie ewidencji podatników i inkasentów,
20) gromadzenie i przechowywanie oraz badanie pod względem zgodności ze stanem prawnym i rzeczywistym deklaracji podatkowych składanych organowi podatkowemu,
21) przygotowywanie projektów uchwał oraz aktów administracyjnych dotyczących podatków i opłat,
22) przeprowadzanie kontroli podatkowych podatników,
23) podejmowanie czynności zmierzających do egzekucji administracyjnej świadczeń pieniężnych oraz postępowania zabezpieczającego,
24) prowadzenie ewidencji i aktualizacji tytułów wykonawczych,
25) przygotowywanie danych do projektów aktów dotyczących podatków i opłat,
26) przygotowywanie sprawozdań dotyczących podatków i opłat,
27) wydawanie zaświadczeń o stanie majątkowym,
28) dokonywanie wymiaru podatków zgodnie z uchwałami Rady Miejskiej,
29) realizacja zadań związanych z wypłatą podatku akcyzowego za paliwo rolnicze,
30) nadzorowanie terminowości uiszczania opłat,
31) przygotowanie dokumentacji do naliczania kapitału początkowego,
32) opracowywanie prognoz finansowych dla gminy w kontekście uchwalonych programów gospodarczych,
33) monitorowanie kontroli zarządczej,
34) ocena ryzyka realizacji zadań.
§ 26. Do zadań radcy prawnego należy wykonywanie obsługi prawnej zgodnie z ustawą o radcach prawnych, w szczególności :
1) opiniowanie projektów uchwał,
2) opiniowanie umów cywilnoprawnych,
3) sporządzanie opinii prawnych i udzielanie porad prawnych,
4) występowanie w imieniu Gminy przed sądami i urzędami.
§ 27. Do zadań stanowiska pracy ds. organizacyjnych , kadr, promocji oraz współpracy z organizacjami pożytku publicznego należy zapewnienie obsługi organizacyjnej Burmistrzowi oraz sprawy kancelaryjno – techniczne, a w szczególności :
1) prowadzenie centralnego rejestru skarg, wniosków, petycji oraz innych pism wpływających do Urzędu,
2) prenumerata czasopism ,
3) nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych,
4) przyjmowanie interesantów zgłaszających petycje, skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Burmistrzem, Zastępcą Burmistrza lub Sekretarzem bądź kierowanie ich do właściwych stanowisk pracy,
5) zaopatrywanie Urzędu w niezbędny sprzęt i wyposażenie , w tym materiały biurowe i kancelaryjne,
6) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy , akt osobowych pracowników i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych oraz sporządzanie sprawozdawczości w tym zakresie,
7) organizowanie szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników,
8) przygotowywanie materiałów umożliwiających podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy,
9) przygotowywanie projektów planów urlopów wypoczynkowych,
10) przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy,
11) ewidencja czasu pracy pracowników,
12) prowadzenie spraw związanych z zamówieniami pieczęci i tablic urzędowych, prowadzenie ewidencji w tym zakresie oraz nadzór nad ich przechowywaniem,
13) okresowa analiza stanu bhp,
14) stwierdzanie zagrożeń zawodowych,
15) zgłaszanie wniosków dotyczących poprawy stanu bhp,
16) przygotowywanie projektów wewnętrznych zarządzeń i instrukcji dotyczących bhp,
17) rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz wyników badań środowiska pracy,
18) udział w dochodzeniach powypadkowych,
19) współdziałanie z inspekcją pracy,
20) nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości w pomieszczeniach Urzędu,
21) zapewnienie warunków do przeprowadzenia okresowych ocen pracowników,
22) realizacja zadań związanych z naborem pracowników,
23) prowadzenie spraw związanych z łącznością telefoniczną stacjonarną i komórkową,
24) prowadzenie rejestru informacji publicznej,
25) współpraca z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami, o których mowa w art. 3 ust.3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o pożytku publicznym i o wolontariacie,
26) prowadzenie spraw związanych z rozwojem sportu na terenie gminy,
27) gromadzenie informacji o gminie, przygotowywanie materiałów promujących gminę na zewnątrz,
28) organizowanie współpracy gminy z zagranicą,
29) aktualizacja informacji na stronie internetowej,
30) utrzymywanie kontaktów i przygotowanie informacji dla środków masowego przekazu - prasa, telewizja , radio.
§ 28. Do stanowiska ds. obsługi Rady Miejskiej , organów pomocniczych i ochrony zabytków należy w szczególności :
1) przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie stanowiskami materiałów dotyczących projektów uchwał Rady i jej komisji oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady tych organów,
2) przechowywanie uchwał podejmowanych przez Radę Miejską i jej komisje,
3) przekazywanie – za pośrednictwem Sekretariatu – korespondencji do i od Rady, jej komisji oraz poszczególnych radnych,
4) protokołowanie sesji, posiedzeń, zebrań i spotkań,
5) prowadzenie rejestru uchwał i innych postanowień Rady i jej komisji,
6) podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzaniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady, jej komisji i Burmistrza,
7) prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych,
8) organizowanie szkoleń radnych,
9) prowadzenie zbioru przepisów aktów prawa miejscowego,
10) terminowe przesyłanie uchwał Rady Miejskiej Wojewodzie i Regionalnej Izbie Obrachunkowej,
11) przesyłanie do publikacji aktów prawa miejscowego,
12) przygotowywanie materiałów do projektów planów pracy Rady i jej komisji,
13) monitorowanie wykonania uchwał Rady Miejskiej,
14) podejmowanie wszelkich działań organizacyjnych zmierzających do sprawnego przeprowadzenia wyborów wynikających z obowiązujących przepisów prawa, a także referendum ogólnopolskiego oraz lokalnego,
15) współpraca i obsługa jednostek pomocniczych gminy,
16) organizacja i obsługa zebrań wiejskich organizowanych przez Burmistrza,
17) sprawy związane z przeprowadzeniem wyborów ławników do sądu,
18) prowadzenie spraw z zakresu ochrony dóbr kultury,
19) aktualizacja strony www.ujscie.pl oraz informacji BIP na stronie internetowej Urzędu Miejskiego,
20) prowadzenie spraw związanych z przynależnością Gminy do Stowarzyszeń i innych organizacji,
21) prowadzenie spraw z zakresu funduszu soleckiego,
22) realizacja zadań dot .budżetu obywatelskiego,
23) prowadzenie archiwum zakładowego,
24) prowadzenie rejestru skarg i wniosków skierowanych do Rady Miejskiej,
25) przygotowanie pomieszczeń i obsługa - w tym protokołowanie – spotkań i zebrań organizowanych przez Burmistrza, Zastępcę Burmistrza oraz Sekretarza.
§ 29. Do zadań stanowiska ds. inwestycji należy w szczególności :
1) prowadzenie i nadzór inwestycji gminnych, w tym : przygotowywanie dokumentacji technicznej wraz z uzgodnieniami, ich rozliczanie,
2) prowadzenie adaptacji, remontów i napraw oraz konserwacji budynku Urzędu, pomieszczeń i inwentarza biurowego,
3) nadzór nad realizacją inwestycji, generalnych remontów i modernizacji przeprowadzanych w jednostkach organizacyjnych Gminy,
4) prowadzenie prac w zakresie programowania i realizacji infrastruktur technicznych zapewniających przygotowanie terenów pod budownictwo,
5) prowadzenie zaopatrzenia w materiały budowlane dla wykonawców wykonujących roboty na rzecz Urzędu z materiałów powierzonych ,
6) prowadzenie podręcznego magazynu z materiałami budowlanymi i narzędziami dla potrzeb pracowników zatrudnionych w ramach prac publicznych,
7) prowadzenie przeglądów zrealizowanych zadań inwestycyjnych w okresie gwarancji i rękojmi oraz nadzorowanie usunięcia stwierdzonych usterek,
8) naliczanie wykonawcom kar umownych za niedotrzymanie warunków umowy lub nieterminowe usunięcie wad i usterek,
9) prowadzenie spraw z zakresu postanowień ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych ,
10) wyposażanie gruntów w urządzenia komunalne – wspólnie ze stanowiskiem ds. gospodarowania mieniem gminnym,
11) prowadzenie spraw dot. realizacji zadań inwestycyjnych i remontowych w zakresie funduszu soleckiego oraz budżetu obywatelskiego,
12) współpraca ze stanowiskiem dot. pozyskiwania środków zewnętrznych w zakresie przygotowania wniosku i jego rozliczenia,
13) współpraca z Gminnym Zespołem Zarządzania Kryzysowego podczas szczególnych zagrożeń środowiska i awarii przemysłowych,
14) nadzór nad stanem technicznym budynków stanowiących mienie gminne, prowadzenie dla nich „książek obiektów”, nadzór nad prowadzeniem” książek obiektów” szkół i innych jednostek organizacyjnych Gminy.
§ 30.1. Do zadań stanowiska do spraw gospodarki przestrzennej należą sprawy planowania i zagospodarowania przestrzennego oraz nazw miejscowości i obiektów fizjograficznych
2. Zadania określone w ust.1 obejmują w szczególności :
1) przygotowywanie materiałów do dokumentów planistycznych Gminy,
2) koordynacja i obsługa działań związanych z opiniowaniem i uzgadnianiem dokumentów planistycznych,
3) koordynacja i obsługa działań związanych z wprowadzaniem zadań rządowych do miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
4) przechowywanie planów zagospodarowania przestrzennego oraz wydawanie odpisów i wyrysów,
5) prowadzenie i aktualizacja rejestru miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
6) ocena zmian w zagospodarowaniu przestrzennym Gminy i przygotowanie wyników tej oceny,
7) dokonywanie analiz wniosków w sprawie sporządzania lub zmiany miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego,
8) prowadzenie prac związanych ze sporządzeniem miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego lub jego zmian,
9) prowadzenie prac związanych ze sporządzeniem zmian w studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gminy,
10) wydawanie zaświadczeń o przeznaczeniu nieruchomości w planie zagospodarowania przestrzennego,
11) prowadzenie spraw związanych z ustalaniem warunków zabudowy i zagospodarowania terenu,
12) prowadzenie rejestru decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu,
13) rejestrowanie decyzji dotyczących zagospodarowania terenu, wydawanych przez inne organy administracji publicznej oraz analizowanie ich zgodności z ustalonymi warunkami zabudowy i zagospodarowania terenu,
14) prowadzenie spraw związanych z ustaleniem nazw miejscowości, ulic i obiektów fizjograficznych oraz numeracji nieruchomości,
15) prowadzenie spraw związanych z obsługą Komisji Urbanistycznej,
16) scalenie i podziały nieruchomości,
17) prowadzenie spraw z zakresu rozgraniczeń,
18) ustalanie propozycji opłat adiacenckich.
§ 31. Do zadań stanowiska ds. ogólnorolnych , utrzymania dróg i ulic, energetyki i łączności należą w szczególności sprawy :
1) związane z zarządzaniem drogami gminnymi i ulicami miejskimi :
a) współpraca z właściwymi organami w zakresie bezpieczeństwa ruchu drogowego,
b) nadzór nad organizacją ruchu na drogach publicznych,
c) znaki drogowe i sygnalizacja drogowa,
d) komunikacja zbiorowa – opiniowanie rozwiązań,
e) określania szczególnego korzystania z dróg , w tym wykorzystywania pasów drogowych na cele niekomunikacyjne, ustalanie warunków zjazdu na drogę gminną,
f) zaliczanie drogi do kategorii drogi gminnej i ustalenie jej przebiegu,
g) opiniowanie wniosków o zaliczenie dróg do dróg powiatowych i ich przebiegu,
h) pozyskiwanie środków oraz przygotowanie i prowadzenie spraw związanych z budową , modernizacją i remontami dróg dojazdowych do pól,
i) utrzymanie nawierzchni chodników, obiektów inżynierskich, urządzeń zabezpieczających ruch i innych obiektów związanych z drogą,
j) prowadzenie ewidencji dróg gminnych i drogowych obiektów mostowych na tych drogach,
k) przeprowadzanie okresowych kontroli stanu dróg,
2) łączność,
3) ochrona gruntów rolnych i leśnych, w tym :
a) gospodarka funduszem ochrony gruntów rolnych,
b) przeciwdziałanie nieformalnemu obrotowi ziemią,
c) rolnicze wykorzystanie gruntów,
d) rekultywacja gruntów,
4). sprawy ogólne rolnictwa,
5) łowiectwo,
6) ochrona wód, pozwolenia wodno – prawne, w tym współpraca ze spółkami wodnymi w zakresie konserwacji i eksploatacji urządzeń wodno - melioracyjnych ,
7) ochrona przeciwpowodziowa,
8) gospodarka komunalna i usługi komunalne, w tym m.in. :
a) utrzymanie i konserwacja kanalizacji deszczowej,
b) organizowanie akcji „Sprzątanie świata” i „Dzień Ziemi”,
c) zakup i montaż : ławek, koszy, tablic informacyjnych , slupów ogłoszeniowych, tablic z nazwami miejscowości i ulic,
d) bieżący nadzór nad utrzymaniem czystości na terenie gminy,
e) całoroczne utrzymanie dróg i chodników - akcja zima,
9) prowadzenie spraw związanych ze składowiskiem odpadów komunalnych w Mirosławiu,
10) prowadzenie spraw związanych z przeprowadzeniem spisu rolnego,.
11) kontrola upraw maku i konopi,
12) przyjmowanie informacji o występowaniu chorób i szkodników.
§ 32. Do zadań stanowiska ds. gospodarowania mieniem gminnym należy prowadzenie spraw z zakresu gospodarki gruntami i wywłaszczania nieruchomości, a w szczególności związanych z :
1) gospodarowaniem i zarządzaniem komunalnymi gruntami zabudowanymi i przeznaczonymi w planach zagospodarowania przestrzennego pod zabudowę, w tym ich zbywania, oddawania w użytkowanie wieczyste, w trwały zarząd oraz ich przekazywaniem na cele szczególne,
2) ustalaniem ich wartości, cen i opłat za korzystanie z nich,
3) organizowaniem przetargów na zbywanie prawa własności, prawa użytkowania wieczystego nieruchomości stanowiących własność gminy,
4) nabywaniem nieruchomości niezbędnych dla realizacji zadań Gminy,
5) komunalizacją gruntów,
6) prowadzeniem ewidencji gruntów komunalnych,
7) tworzeniem zasobu gruntów i gospodarowaniem nim – zgodnie z zasadami określonymi w przepisach obowiązującego prawa,
8) wyposażaniem gruntów w urządzenia komunalne – wspólnie ze stanowiskiem ds. inwestycji ,
9) zagospodarowaniem wspólnot gruntowych,
10) regulacja stanu prawnego nieruchomości,
11) współpraca z organem podatkowym w zakresie udostępniania danych objętych ewidencją gruntów,
12) przygotowanie analiz okresowych stanu mienia komunalnego,
13) przekształcanie prawa wieczystego użytkowania w prawo własności,
14) aktualizacja opłat z tytułu prawa użytkowania wieczystego,
15) wnioskowanie o zgodę na przeznaczenie gruntów rolnych i leśnych na cele nierolnicze i nieleśne.
§ 33. Do zadań stanowiska do spraw ochrony środowiska, gospodarki odpadami oraz gospodarki leśnej należy w szczególności prowadzenie spraw z zakresu:
1) gospodarowania i zarządzania komunalnymi gruntami , w tym użytkowanie, dzierżawę , najem, użyczenie,
2) ustalania cen i opłat za korzystanie z nich, organizowanie przetargów na dzierżawę i najem,
3) realizacja zadań w zakresie ochrony i kształtowania środowiska :
a) prognozy i programy przedsięwzięć z zakresu ochrony środowiska
b) popularyzacja i propaganda ochrony środowiska
c) decyzje w sprawie opłat za gospodarcze korzystanie ze środowiska , sprawozdania i informacje dot. tego zagadnienia
d) kontrola przestrzegania i stosowania uchwał i innych postanowień organów gminy dot. środowiska.
e) ochrona powietrza atmosferycznego,
f) ochrona środowiska przed odpadami,
4) prowadzenie wykazu informacji o środowisku
5) prowadzenie spraw dot. zezwoleń na usuwanie drzew i krzewów,
7) ewidencja pomników przyrody
8) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach zgody na realizacje przedsięwzięcia,
9) prowadzenie spraw z zakresu gospodarki odpadami , w tym :
a) realizacja gminnego programu gospodarki odpadami
b) prowadzenie spraw związanych z gromadzeniem , transportem, odbiorem odpadów komunalnych i innych
c) przegotowywanie opinii dot. odpadów niebezpiecznych
10). prowadzenie spraw z zakresu ustawy o utrzymaniu czystości i porządku oraz utrzymania zieleni,
11) gospodarka leśna i ochrona lasów,
12) udzielanie zezwoleń na utrzymywanie psa rasy uznanej za agresywną i prowadzenie rejestru wydanych zezwoleń.
13) podejmowanie działań dotyczących opieki nad zwierzętami bezdomnymi.
§ 34. Do zadań stanowiska ds. działalności gospodarczej, dodatków mieszkaniowych i ochrony zdrowia należą w szczególności sprawy związane z :
1) ewidencją działalności gospodarczej,
2) wydawaniem i cofaniem zezwoleń oraz ustalaniem wysokości i poborem opłat za zezwolenie na sprzedaż alkoholu,
3) targami i targowiskami,
4) dodatkami mieszkaniowymi i energetycznymi,
5) wychowaniem w trzeźwości i przeciwdziałaniem alkoholizmowi i narkomanii; obsługa pracy Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.
6) zwalczaniem chorób zakaźnych,
7) ochrony zdrowia,; opracowywanie i realizacja programu profilaktyki i promocji zdrowia.
§ 35. Do zadań referatu USC i spraw obywatelskich należą w szczególności sprawy z zakresu :
1) akt stanu cywilnego i związanych z nimi spraw rodzinno – opiekuńczych w tym w szczególności :
a) rejestracji urodzin, małżeństw oraz zgonów i innych zdarzeń mających wpływ na stan cywilny osób,
b) sporządzania aktów stanu cywilnego / urodzeń, małżeństw i zgonów/ i wydawanie z nich odpisów skróconych i zupełnych,
c) przechowywanie i konserwacja ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych,
d) przyjmowania oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński oraz innych oświadczeń zgodnie z przepisami Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego,
e) stwierdzania legitymacji procesowej do wystąpienia do sądu w sprawach możności lub niemożności zawarcia małżeństwa,
f) udzielanie ślubów,
g) wykonywanie zadań wynikających z Konkordatu,
h) wydawanie decyzji w sprawie zmiany imion i nazwisk,
i) przygotowanie dokumentacji do wystąpienia o nadanie medalu za długoletnie pożycie małżeńskie,
2) spraw obywatelskich , w tym w szczególności :
a) ewidencji ludności i dokumentów stwierdzających tożsamość,
b) przyjmowania pism sądowych i wywieszanie ogłoszeń o ustanowieniu kuratora,
1) zgromadzeń,
2) zbiórek publicznych.
3) prowadzenie i aktualizacja stałego rejestru wyborców,
4) testamentów i spadków,
5) z zakresu obrony cywilnej i spraw obronnych , w tym w szczególności :
a) przygotowania ludności i mienia komunalnego na wypadek wojny,
b) współdziałania z organami wojskowymi,
c) przygotowanie wykazu osób do rejestracji i kwalifikacji wojskowej,
d) przygotowanie projektów decyzji o nałożeniu obowiązków w ramach powszechnej samoobrony ludności,
e) sprawy dot. zarządzania kryzysowego,
6) z zakresu ochrony informacji niejawnych należą sprawy wynikające z ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych , w tym w szczególności :
a) zapewnienie ochrony informacji niejawnych,
b) ochrona systemów i sieci informatycznych,
c) zapewnienie ochrony Urzędu,
d) kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji,
e) okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów,
f) opracowanie planu ochrony Urzędu i nadzorowanie jego realizacji,
g) szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych,
7) sprawy bezpieczeństwa i porządku publicznego,
8) ochrona przeciwpożarowa na terenie Gminy,
9) sprawowanie funkcji Administratora Bezpieczeństwa Informacji,
§ 36. Do zadań Strażnika Miejskiego należą w szczególności sprawy :
1) ochrona spokoju i porządku w miejscach publicznych oraz estetycznego wyglądu obiektów i urządzeń użyteczności publicznej oraz posesji prywatnych i ich otoczenia,
2) czuwanie nad porządkiem i kontrola ruchu drogowego – w zakresie określonym w przepisach o ruchu drogowym,
3) współdziałanie z właściwymi podmiotami w zakresie ratowania życia i zdrowia obywateli, pomocy w usuwaniu awarii technicznych i skutków klęsk żywiołowych oraz innych miejscowych zagrożeń,
4) zabezpieczenia miejsca przestępstwa, katastrofy lub innego podobnego zdarzenia albo miejsc zagrożonych takim zdarzeniem przed dostępem osób postronnych lub zniszczeniem śladów i dowodów do momentu przybycia służb, a także ustalenie w miarę możliwości świadków zdarzenia,
5) ochrona obiektów komunalnych i urządzeń użyteczności publicznej,
6) współdziałanie z organizatorami i innymi służbami w ochronie porządku podczas zgromadzeń i imprez publicznych,
7) informowanie społeczności lokalnej o stanie i rodzajach zagrożeń, a także inicjowanie i uczestnictwo w działaniach mających na celu zapobieganie popełnianiu przestępstw i wykroczeń oraz zjawiskom kryminogennym i współdziałanie w tym zakresie z organami państwowymi, samorządowymi i organizacjami społecznymi,
8) konwojowanie dokumentów, przedmiotów wartościowych lub wartości pieniężnych dla potrzeb gminy,
9) zabezpieczenie imprez organizowanych przez gminę,
10) egzekwowanie przestrzegania przepisów porządkowych, sanitarnych i p/pożarowych wynikających z ustaw, uchwał oraz przepisów wykonawczych,
11) pobór podatków i opłat w zakresie ustalonym przez Radę Miejską.
§ 37 Do zadań informatyka należą w szczególności sprawy :
1) znajomość sprzętu komputerowego ( konfiguracja, usuwanie awarii),
2) znajomość konfiguracji i administracji sieci lokalnych ( konserwacja i rozbudowa, obsługa urządzeń sieciowych aktywnych i pasywnych ),
3) obsługa serwera (Novell Netware lub Microsoft Windows , a w szczególności zarządzanie kontami użytkowników, prawami dostępu, polityka archiwizacji i zabezpieczenia danych,
4) administracja i konfiguracja stacji roboczych pracujących na systemach Windows 9x/2000/XP w lokalnej sieci komputerowej,
5) administracja oprogramowaniem użytkowym ( Lex, Płatnik. Zeto Olsztyn i inne), znajomość konfiguracji oprogramowania, aktualizacji i zabezpieczeń danych,
6) obsługa baz danych ( Microsoft SQL, dBase, Sybase) w zakresie instalacji i polityki zabezpieczeń,
7) znajomość obsługi konfiguracji i administracji dostępu do Internetu w zakresie sprzętu i oprogramowania stacji roboczych sieci lokalnej ze szczegółowym uwzglednieniem ochrony danych – oprogramowanie antywirusowe itp.,
8) znajomość zagadnień certyfikacji i podpisu elektronicznego
9) obsługa strony internetowej Urzędu oraz BIP
10) działania związane z wprowadzeniem i obsługą oprogramowania dot. e-urzędu
11) obsługa i instruktaż w zakresie programu elektronicznego obiegu dokumentów
12) prowadzenie ewidencji programów i sprzętu komputerowego
13) analiza wykorzystania funkcjonującego sprzętu, prognoza potrzeb w tym zakresie , zakup niezbędnego sprzętu,
14) sprawowanie funkcji Administratora Systemu Informatycznego.
§ 38. Do zadań stanowiska ds. obsługi klienta i zamówień publicznych należą w szczególności sprawy :
- nadzorowanie przestrzegania procedur ustawy o zamówieniach publicznych,
- dokonywanie czynności związanych z organizowaniem i przeprowadzaniem przetargów publicznych, w tym :
a) przesyłanie ogłoszeń o zamówieniach publicznych na tablicy ogłoszeń oraz na stronie internetowej Urzędu,
b) zamieszczanie ogłoszeń o zamówieniach publicznych na tablicy ogłoszeń oraz na stronie internetowej Urzędu,
c) sporządzanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
d) sporządzanie protokołów z postępowań o zamówienie publiczne oraz prowadzenie dokumentacji podstawowych czynności związanych z postępowaniem,
e) przekazywanie informacji cenowych i sprawozdań z postępowania o zamówienie publiczne, w szczególności o roboty budowlane zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych,
d) występowanie do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych w przypadkach określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych,
3. dokonywanie i przeprowadzanie czynności związanych z organizowaniem i przeprowadzaniem przetargów dla zadań inwestycyjnych objętych programem wsparcia Unii Europejskiej,
4. przygotowywanie projektów umów dla prac i zadań objętych przetargami publicznymi,
5. sporządzanie i prowadzenie dokumentacji przetargowej z zastosowaniem wymogów kompletności, poprawności merytorycznej i archiwizacji,
6. przygotowanie we współpracy ze stanowiskiem ds. pozyskiwania środków unijnych wniosków aplikacyjnych w zakresie pozyskiwania środków zewnętrznych,
7. przygotowywanie prezentacji multimedialnych nt. działalności organów gminy,
8. przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu,
9. prowadzenie ewidencji korespondencji w formie elektronicznego obiegu dokumentów,
10.rejestrowanie i wysyłanie korespondencji wychodzącej,
11. okresowa kontrola ewidencji i obiegu dokumentów,
12. kontrola terminowego załatwiania spraw w Urzędzie,
13. obsługa klientów m.in. poprzez : udzielanie informacji o strukturze i funkcjonowaniu Urzędu oraz właściwości jednostek organizacyjnych, kierowanie do odpowiednich stanowisk, wydawanie formularzy wniosków i informowanie o sposobie i procedurze załatwienia sprawy, przyjmowanie podań, wykonywanie nieodpłatnych kserokopii dokumentów dla klientów w celu potwierdzenia złożenia pisma,
14. obsługa centrali telefonicznej.
§ 39. Do zadań stanowiska ds. pozyskiwania środków unijnych należy :
Prowadzenie spraw z zakresu pozyskiwania środków z funduszy zewnętrznych, w tym :
1) stałe monitorowanie ogłaszanych konkursów dot. pozyskiwania środków unijnych i innych środków zewnętrznych,
2) gromadzenie informacji na temat istniejących możliwości pozyskania środków zewnętrznych,
3) przygotowanie propozycji dotyczących zadań gminy do pozyskania środków zewnętrznych,
4) monitorowanie i ocena realizowanych projektów współfinansowanych ze środków zewnętrznych,
5) przygotowanie dokumentów związanych z refundacją wydatków poniesionych w ramach realizowanych wniosków,
6) klasyfikowanie i prowadzenie ewidencji wydatków strukturalnych.
§ 40. Do zadań Pełnomocnika ds. informacji niejawnych nalezą sprawy wynikające z ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228 ze zm.), a w szczególności :
1) zapewnienie ochrony informacji niejawnych,
2) ochrona systemów i sieci informatycznych,
3) kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych,
4) opracowywanie planu ochrony Urzędu i nadzorowanie jego realizacji,
5) szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych.
§ 41. Do zadań Administratora bezpieczeństwa informacji należą sprawy wynikające z ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 133, poz. 883)
§ 42. Do zadań Asystenta Burmistrza należy m.in. :
1) współudział w obsłudze uroczystości z udziałem Burmistrza,
2) przygotowywanie dokumentacji na spotkania, posiedzenia i sesje Rady Miejskiej oraz sporządzanie sprawozdań i informacji ze spotkań z udziałem Burmistrza,
3) przygotowywanie serwisów informacyjnych dla środków masowego przekazu,
4) prowadzenie kalendarium wydarzeń,
5) przygotowywanie przemówień i prezentacji dla Burmistrza,
6) przygotowywanie i organizowanie wyjazdów Burmistrza i wizyt jego gości,
Rozdział VII
Postanowienia końcowe
§ 43. Załączniki nr 1- 2 do Regulaminu stanowią jego integralną część.
§ 44 1. Zarządzenie obowiązuje z dniem podjęcia .
2. Traci moc obowiązującą dotychczasowy Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Ujściu ustalony Zarządzeniem Nr 6/2010 Burmistrza Ujścia z dnia 30.12.2010 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Ujściu.
Załącznik Nr 1
SCHEMAT ORGANIZACYJNY URZĘDU
ZAŁĄCZNIK NR 2
ZASADY PODPISYWANIA PISM
§ 1. Burmistrz podpisuje :
1) zarządzenia, regulaminy i okólniki wewnętrzne,
2) pisma związane z reprezentowaniem Gminy na zewnątrz,
3) pisma zawierające oświadczenia woli w zakresie zarządu mieniem Gminy,
4) odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące Sekretarza i Skarbnika Gminy i pracowników Urzędu Miejskiego,
5) decyzje z zakresu administracji publicznej, do których wydawania w jego imieniu nie upoważnił pracowników Urzędu,
6) pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu, w tym pisma wyznaczające osoby uprawnione do podejmowania czynności z zakresu prawa pracy wobec pracowników Urzędu,
7) pisma zawierające oświadczenia woli Urzędu jako pracodawcy,
8) Pełnomocnictwa do reprezentowania Gminy przed sądami i organami administracji publicznej,
9) odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych,
10) pisma zawierające odpowiedzi na postulaty mieszkańców, zgłaszane za pośrednictwem radnych.
§ 2. 1.Zastępca Burmistrza, Sekretarz i Skarbnik podpisują pisma pozostające w zakresie ich zadań, nie zastrzeżone do podpisu Burmistrza.
2.Podpisują pisma i dokumenty w zakresie udzielonego im upoważnienia.
§ 3. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego i jego Zastępca podpisują pisma pozostające w zakresie ich zadań.
§ 4. Pracownicy na poszczególnych stanowiskach pracy podpisują:
1.decyzje administracyjne oraz pisma w sprawach do załatwienia których zostali upoważnieni przez Burmistrza.
2. pisma w sprawach dotyczących organizacji wewnętrznej Urzędu i zakresu zadań dla poszczególnych referatów i stanowisk.
§ 5. Pracownicy przygotowujący projekty pism, w tym decyzji administracyjnych, parafują je swoim podpisem , umieszczonym na końcu tekstu projektu z lewej strony.
ZAŁĄCZNIK NR 3
KONTROLA WEWNĘTRZNA
§ 1 Kontrola pracowników i poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu dokonywana jest pod względem :
a) legalności,
b) gospodarności,
c) rzetelności,
d) celowości,
e) terminowości,
f) skuteczności.
§ 2. Celem kontroli jest ustalanie przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości, ustalanie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości oraz określanie sposobów naprawienia stwierdzonych nieprawidłowości i przeciwdziałania im w przyszłości.
§ 3. W Urzędzie przeprowadza się następujące rodzaje kontroli :
1) kompleksowe obejmujące całość lub obszerną część działalności poszczególnych komórek organizacyjnych lub samodzielnych stanowisk,
2) problemowe obejmujące wybrane zagadnienia lub zagadnienie z zakresu działalności kontrolowanej komórki lub stanowiska, stanowiące niewielki fragment jego działalności,
3) wstępne obejmujące kontrole zamierzeń i czynności przed ich dokonaniem oraz stopnia przygotowania,
4) bieżące obejmujące czynności w toku,
5) sprawdzające ( następne) mające miejsce po dokonaniu określonych czynności, w szczególności mające na celu ustalenie, czy wyniki poprzednich kontroli zostały uwzględnione w toku postępowania kontrolowanej komórki organizacyjnej lub stanowiska.
§ 4. 1. Postępowanie kontrolne przeprowadza się w sposób umożliwiający bezstronne i rzetelne ustalenie stanu faktycznego w zakresie działalności kontrolowanej komórki organizacyjnej Urzędu lub stanowiska, rzetelne jego udokumentowanie i ocenę działalności według kryteriów określonych w § 3.
2. Stan faktyczny ustala się na podstawie dowodów zebranych w toku postępowania kontrolnego.
3. Jako dowód może być wykorzystane wszystko, co nie jest sprzeczne z prawem. Jako dowody mogą być wykorzystane w szczególności : dokumenty, wyniki oględzin, zeznania świadków, opinie biegłych oraz pisemne wyjaśnienia i oświadczenia kontrolowanych.
§ 5. Kontroli dokonują :
1) Burmistrz lub osoba działająca na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Burmistrza- w odniesieniu do kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych lub stanowisk
2) Kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych w odniesieniu do podporządkowanych im pracowników.
§ 6.1. Z przeprowadzonej kontroli kompleksowej sporządza się, w terminie 21dni od daty jej zakończenia, protokół pokontrolny.
2. Protokół pokontrolny powinien zawierać :
a) określenie kontrolowanej komórki lub stanowiska,
b) imię i nazwisko kontrolującego,
c) daty rozpoczęciami zakończenia czynności kontrolnych,
d) określenie przedmiotowego zakresu kontroli i okresu objętego kontrolą,
e) imię i nazwisko kierownika kontrolowanej komórki organizacyjnej albo osoby zajmującej kontrolowane stanowisko,
f) przebieg i wynik czynności kontrolnych , a w szczególności wnioski kontroli wskazujące na stwierdzenie nieprawidłowości oraz wskazanie dowodów potwierdzających ustalenia zawarte w protokole,
g) datę i miejsce podpisania protokołu,
h) podpisy kontrolującego oraz kierownika kontrolowanej komórki organizacyjnej albo pracownika zajmującego kontrolowane stanowisko lub notatkę o odmowie podpisania protokołu z podaniem przyczyn odmowy,
i) wnioski oraz propozycje co do sposobu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.
3. O sposobie wykorzystania wniosków i propozycji pokontrolnych decyduje Burmistrz.
§ 7. W przypadku odmowy podpisania protokołu przez kierownika kontrolowanej komórki lub osobę zajmującą kontrolowane stanowisko, osoby te są obowiązane do złożenia na ręce kontrolującego w terminie 3 dni od daty odmowy pisemnego wyjaśnienia jej przyczyn.
§ 8. Protokół sporządza się w 2 egzemplarzach .
§ 9. 1. Z kontroli innych niż kompleksowe sporządza się notatkę służbową zawierającą odpowiednio elementy przewidziane dla protokołu pokontrolnego.
2. Burmistrz może polecić sporządzenie protokołu pokontrolnego także z innych kontroli niż kompleksowa.
Burmistrz Ujścia
/-/ mgr Roman Wrotecki
|
| Dokumenty do pobrania: | |
 | Schemat_organizacyjny (wprowadził: Marcin Kamiński 2016-02-09 14:58:23) rozmiar pliku: 53.3Kb |
| pobierz darmowo: Adobe Reader | Open Office |
